Am participat și am organizat zeci de evenimente, unele gratuite, altele cu taxă de participare. Înainte de pandemie oamenii chiar erau dornici să participe, indiferent de tipul de eveniment, se înscriau și veneau. Poate nu toți, dar o foarte mare parte. După pandemie am sesizat că din 10 înscriși, veneau 3 sau 4. În online la fel, și chiar țineau sau țin camerele închise pe toată durata evenimentului, nu adresează întrebări, nu se implică.

Am studiat fenomenul și mi-am propus să nu mai încurajez evenimentele gratuite, iar în acest articol vă explic de ce.

Organizarea de evenimente gratuite poate părea o modalitate excelentă de a atrage participanți și de a crea o comunitate, însă există multe dezavantaje asociate cu aceste tipuri de evenimente:

Calitatea participanților

Evenimentele gratuite tind să atragă un public mai larg, dar nu neapărat unul vădit interesat. Oamenii care participă doar pentru că evenimentul este gratuit ar putea să nu fie cu adevărat interesați de conținutul sau scopul evenimentului. Acest lucru poate reduce impactul și valoarea informațiilor, cât și transmiterea acestora mai departe pentru încurajarea socializării și a evoluției.

Rata de neparticipare

Unul dintre cele mai mari dezavantaje este rata ridicată de neparticipare. Deoarece participanții nu au făcut niciun efort financiar, sunt mai puțin probabil să se simtă obligați sau responsabili să participe. Aceasta poate duce la un număr de participanți mult mai mic decât cel așteptat. Mai mult decât atât, nici nu informează că nu ajung pentru că știu că nu există absolut nicio consecință în acest sens.

Costuri de organizare

Chiar dacă evenimentul este gratuit pentru participanți, organizatorii trebuie să suporte toate costurile asociate, cum ar fi închirierea spațiului, echipamentele, promovarea, materialele și alte resurse. Fără o sursă de venit, acoperirea acestor costuri poate deveni o provocare financiară. Știm că mulți organizatori sunt mânați de bune intenții, dar deseori rămân cu acestea și cu gaura în buzunar.

Percepția valorii

Există o zicală care spune că "primești ceea ce plătești". Evenimentele gratuite pot fi percepute ca având o valoare mai mică în comparație cu cele plătite, indiferent de calitatea reală a organizatorilor, tematicii abordate și/sau conținutului. Aceasta poate afecta percepția generală asupra evenimentului și asupra organizatorilor.

Sponsorizări și parteneriate

Găsirea de sponsorizări și parteneriate poate fi mai dificilă pentru evenimentele gratuite, deoarece sponsorii tind să fie mai interesați de evenimente cu o audiență plătitoare, considerată mai implicată și mai dedicată. De asemenea, lipsa unei surse de venit din bilete poate limita bugetul pentru activitățile de marketing și promovare.

Managementul logistic

Gestionarea unui număr mare de participanți poate deveni problematică. De exemplu, pregătirea pentru un număr incert de participanți poate duce la risipa de resurse sau la lipsa acestora în cazul unei participări neașteptat de mari la evenimentele orgsanizate fizic, unde cu greu ai control asupra ratei de participare. Este foarte puțin probabil să vină mai mulți, dar nu este în totalitate exclus.

Lipsa implicării

Participanții la evenimentele gratuite pot fi mai puțin implicați și mai puțin interesați să contribuie activ la discuții sau activități. Aceasta poate duce la o atmosferă pasivă și mai puțin dinamică, afectând calitatea interacțiunilor și a experienței generale.

Resursele

Datorită gratuității, evenimentele pot atrage un număr mare de persoane, ceea ce poate duce la o supraîncărcare a facilităților și resurselor disponibile. Acest lucru poate afecta negativ experiența participanților și poate pune presiune suplimentară pe organizatori.

În timp ce evenimentele gratuite pot avea avantajele lor, cum ar fi atragerea unui public larg și promovarea accesibilității, este important să conștientizăm dezavantajele. Oamenii au tendința să nu aprecieze la valoarea reală un astfel de eveniment, indiferent, repet, de calitatea vorbitorilor, de atmosferă, catering etc. Decizia participării este personală, iar motivația în egală măsură. În plus oamenilor li se pot întâmpla diverse situații neplăcute care să-i împiedice să participle la eveniment, dar au totuși posibilitatea să anunțe.

După toate experiențele de-a lungul timpului cu organizarea unor astfel de evenimente, cred că o taxă menită să acopere costurile sălii, ale gustărilor, ale logisticii, ar fi recomandată. Mulți nu știu cât efort este în spatele unor astfel de evenimente și câți oameni se dedică organizării. Consider că munca fiecăruia dintre noi trebuie apreciată și respectată și că avem mare nevoie de a educa oamenii în acest sens, să nu mai considere că totul li se cuvine și că dacă s-au înscris la un eveniment nu e nicio problem dacă nu participă, că oricum nu contează. Ba da, contează, enorm, pentru că organizatorii au o planificare, trebuie să știe la ce număr de oameni să se aștepte, ajustează programul, meniul în funcție de aceștia… deci nu este deloc ușor.

Iar dacă consideră cineva că evenimentele gratuite chiar sunt gratuite…. să știe de la mine că sunt în mare eroare, așa cum am arătat mai sus. Poate pentru tine sunt gratuite, dar pentru organizatori sigur nu sunt.