Un angajat petrece aproape 6.3 ore pe zi pentru a verifica si raspunde la e-mail-uri, a rezultat dintr-un studiu realizat recent de Adobe. Astfel o mare parte din zi este consumata pe aceasta activitate. Cele peste 6 ore sunt petrecute raspunzand unui volum atat de mare de mesaje incat, in cele din urma, datorita oboselii, pot aparea greseli grave de comunicare.

Karen Kessler, presedinte la Evergreen Partners atrage atentia asupra consecintelor:„Miza este reputatia angajatului sau a organizatiei. Deciziile gresite din e-mail-uri conduc la consecinte negative pentru angajati (demiterea), iar pentru organizatie la litigii.”

Cand va aflati la birou ar trebui sa aveti in vedere eliminare unor obisnuite, care apar atunci cand scrieti si trimiteti e-mail-uri.

1. Uitam de multumesc sau te rog

Chiar daca e-mai-ul este scurt, nu uitati niciodata de multumesc si te rog. Sunt lucruri simple care, de multe ori, netezesc drumul spre reusita, mai mult decat 10 fraze fara sens. „Prin aceste forme de adresare,” spune Sam McIntire, fondatorul platformei de invatare online Desk Bright, „aratati ca apreciati valoarea timpului colegilor vostri.”

2. Avem tendinta de a uita formula de salut

„Primesc 200-300 de e-mail-uri pe zi,” marturiseste Candice Galek, fondatoarea companiei Bikini Luxe, „dar intotdeauna gasesc timpul necesar sa scriu Buna ziua in fiecare mesaj. Simt ca daca nu fac asta, nu numai ca ar fi nepoliticos, dar si neprofesional.”

3. Folosim numele mic prea repede

Cand semnati un e-mail, folositi numele intreg. Referiti-va intotdeauna la cineva cu numele intreg, deci fara Kati sau Geo.

4. Oferim prea multe detalii, oricui

Imaginati-va urmatoarea situatie: scrieti un e-mail in care vorbiti despre job, despre departament sau despre sefi. „Ar trebui ca e-mail-ul sa fie OK, in cazul in care presedintele sau CEO-ul il vad”, subliniaza Alyssa Gelbard, fondator al Resume Strategists. E-mail-ul poate ajunge la cineva care nu trebuia sa-l vada. Ganditi-va la consecinte.

5. Folosim emoticoane

Parerea specialistilor despre folosirea emoticoanelor in e-mail-urile de la birou este transanta: o atitudine care denota infantilism si care poate fi interpretata ca lipsa de respect. „Emoticoanele nu au un strop de relevanta intr-un e-mail de afaceri,” afirma Lisa Chu, proprietara firmei Black N Bianco.

6. Semnatura noastra este prea incarcata

Este considerat total neprofesional sa adaugati in semnatura imagini, bannere, logo-uri sau simboluri social media. Nu uitati ca celor care au citit mesajul si vor sa va raspunda, nu le place sa deruleze jumatate de pagina pentru a va gasi semnatura.

7. Scriem prea mult

„Este o placere cand marimea e-mail-ului are intre 50-125 de cuvinte, asta va ofera sansa ca in 50% dintre cazuri sa primiti cu adevarat un raspuns. Cu cat e-mail-ul este mai lung, cu atat scad sansele de a primi un raspuns. Daca insa il faceti de doar 25 de cuvinte, este ca si cand ati scris 2.000, n-are nici o relevanta” spune Alex Moore, CEO la Boomerang.

8. Expediem e-mail-uri in loc sa sunam

Nu a fost si nici nu este indicat sa trimiteti un e-mail la care asteptati raspuns de la mai multe persoane. Daca fixati si un termen limita de raspuns, e-mail-ul devine total neproductiv. Cand va aflati in aceasta situatie, convocati o teleconferinta.

9. Oferim informatii confidentiale

Julian Cordero, de la Cordero Law atrage atentia: „Daca nu vrem ca e-mail-ul nostru sa fie citit in curte sau accesat de orice coleg care are calculator, atunci mai bine dam un telefon. In eventualitatea unui proces impotriva companiei sau intentat de companie, aceste e-mail-uri pot fi oferite celeilalte parti in timpul desfasurarii procesului.”