In 1972 Ray Tomlinson, din dorinta de a trimite o serie de date de la un calculator la altul, creeaza un nou instrument de comunicare: e-mail-ul. De atunci au trecut 45 de ani, iar e-mail-ul a devenit calea principală de comunicare între oameni și companii.

Statisticile ne arata proportiile utilizarii acestui instrument de comunicare. Zilnic pe glob se trimit 300 de miliarde de e-mail-uri. In jur de 40% dintre acestea contin greseli de formulare, de ortografie sau de gramatica.

Se contureaza firesc o intrebare: cum se scrie corect un e-mail? Ken Sterling, vice presedinte BigSpeak si contributor la Inc.com spune: „Pana sa invatam ce propozitii nu ar trebui sa scriem intr-un e-mail, ar trebui sa stim cum sa-l compunem pentru a fi citit.”

1. Ce fel de e-mail scriem?

Inainte de a ne apuca de scris trebuie facuta o analiza a scopului pentru care se trimite mesajul, a felului in care va fi formulat si nu in ultimul rand al registrului abordat.

Ganditi-va ca: „e-mail-ul nu reflecta inflexiunile sau tonul vocii, nu transmite expresia vocii. Nu te poti trimite pe tine prin e-mail” (William Schwalbe, coautor al cartii Send: Why People Email So Badly and How to Do it Better.)

2. Nu formulati un subiect vag

Nu dati prietenilor, colegilor si mai ales sefilor un motiv sa va stearga e-mail-ul inca de cand citesc titlul mesajului. Captati-le atentia prin formularea unui subiect clar si bine conturat. Chiar de la inceput spuneti interlocutorului scopul randurilor trimise. Folositi numele destinatarului inca de la inceput.

3. Nu folositi formule de salut standard

Aceasta este una dintre greselile cele mai frecvente. Folosim, fara sa vrem uneori, Buna Maria/George, dar este foarte posibil ca acesta sa nu fie tonul adecvat, daca interlocutorul tine la un anumit formalism. Este recomandat un ton neutru si sa asteptati primul raspuns pentru a vedea ce formulari trebuie folosite ulterior.

4. Nu uitati sa verificati de doua ori daca exista greseli

Asa cum am procedat si cand a fost vorba de redactarea unui CV sau a a unei scrisori de intentie, va amintim ca este esential sa verificati continutul e-mail-ului pentru a elimina greselile de ortografie si gramatica. 

In perioada 2015-2017 compania HubSpot Sidekick a efectuat o cercetare referitoare la greselile din mesajele electronice. Concluzia este ca 45% dintre e-mail-uri contin asemenea erori.

Natalie Canavor, autoarea cartii Business Writing for Dummies, spune ca „timiterea unui e-mail care contine greseli poate fi considerata lipsa de respect, iar cel care primeste mesajul te poate considera de-a dreptul neserios.”

5. Nu creati un mesaj lung

Compunerea unui mesaj lung duce in cele mai multe cazuri la ingroparea subiectului. Se pierde informatia principala, cand ea ar trebui sa fie prezenta chiar la inceput.

Un e-mail nu trebuie sa depaseasca doua paragrafe. Daca vreti sa evidentiati pasii unei propuneri sau solicitari, folositi Bullets and Numbering. Vor fi mult mai usor de identificat si de citit ideile. Daca nu reusiti sa scurtati e-mail-ul, gasiti alta forma de comunicare.

6. Nu uitati ce propuneti sau ce solicitati

Inainte de a semna, verificati cu atentie daca din continut rezulta ceea ce propuneti, daca este clar ce solicitati. Daca mesajul nu este clar in ceea ce priveste actiunea sau actiunile propuse, sau daca nu exprima explicit ce solicitati, atunci reformulati.

7. Nu uitati de semnatura personalizata

Se recomanda sa aveti mai multe semnaturi personalizate, care sa cuprinda numele intreg, numarul de telefon, profilul de Facebook sau LinkedIn. Exista o semnatura simpla, cea care contine cele enumerate mai sus, si alta care poate incorpora titluri stiintifice sau chiar premii obtinute.

Nu exagerati cu astfel de lucruri atunci cand comunicati cu un prieten. Nu exagerati nici cu prea multe randuri in semnatura. Nu le va citi nimeni.

8. Daca nu se rezolva nimic prin e-mail-uri, stabiliti o intalnire

Gwen Moran, co-autor la The Complete Idiot’s Guide to Business Plan (Alpha, 2010) spune: ”Este posibil ca dupa un numar de e-mail-uri sa nu rezolvati nimic, sa nu ajungeti la un numitor comun. Este suficient sa scrieti celuilalt - Lucrurile sunt mai complexe. Te sun in 10 minute.” Daca totusi continuati sa faceti schimb de mesaje pe aceeasi tema fara vreun rezultat sau fara a stabili o intalnire, renuntati.

9. Nu trebuie sa raspundem tuturor e-mail-urilor

Daca numele vostru apare la To, sunteti liberi sa raspundeti. Daca insa apare la CC, raspunsul nu este necesar. Nu folositi in exces Reply all, nu este necesar. Atunci cand expediati ceva iar continutul nu necesita raspuns la o solicitare, formula No reply necessary este binevenita.

E-mail-ul este un instrument foarte important al comunicarii si, dupa cum ne spune aceeasi Natalie Canavor ”pentru cele mai multe din organizatii este sistemul sau nervos.”