Documentele pe care trebuie sa le contina dosarul de personal al angajatului sunt stipulate prin art. 8 alin. 2 din Hotararea Guvernului nr. 500/2011.

Un dosar de personal trebuie sa contina in mod obligatoriu urmatoarele acte:

•    Examenul de medicina muncii;

•    Oferta de angajare;

•    Contractul individual de munca si fisa postului;

•    Actele aditionale la Contractului individual de munca;

•    Orice acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea sau incetarea contractului individual de munca - suspendarea contractului pe perioada concediului fara plata sau a concediului pentru cresterea si ingrijirea copilului, decizii de suspendare a contractului, demisii sau cereri de incetare prin acordul ambelor parti - precum si documente care certifica legalitatea si corectitudinea inregistrarii in Revisal (Registrul general de evidenta al salariatilor).

Pentru a retine cu mai mare usurinta elementele care intra, in mod obligatoriu, in continutul dosarului de personal al angajatului va propunem urmatoarea structura:

1.    Date cu caracter personal:

-    Copii de pe cartea de identitate, certificatul de nastere, certificatul de casatorie, certificatele de nastere ale copiilor;
-    Hotararea de divort;
-    CV-ul
-    Cazierul judiciar (original)
-    Adeverinta medicala care atesta ca angajatul este apt de munca (original);
-    Declaratie pe propria raspundere privind adresa unde locuieste efectiv, in cazul in care aceasta nu corespunde cu cea inscrisa in cartea de identitate.

Mentionam ca solicitarea cazierului judiciar se face numai in conditiile in care specificul postului o necesita. De asemenea, vor fi incluse la punctul 1 toate cererile personale ale angajatului - cum ar fi solicitarea platii salariului intr-un cont nou.

2.    Date referitoare la studii, pregatitea profesionala si recalificari sau specializari ulterioare

In functie de nivelul studiilor absolvite se vor prezenta copii de pe:

-    Diploma de bacalaureat;
-    Diploma de absolvire a unei scoli profesionale;
-    Diploma de absolvire a facultatii;
-    Diploma de absolvire a unor cursuri de masterat;
-    Certificate de atestare privind participarea la anumite cursuri de specialitate, inclusiv IT.

3.    Date cu referire la dosarul profesional

Este de mentionat ca la acest punct trebuie sa se regaseasca:

-   Contractul individual de munca;
-   Fisa postului;
-   Actele aditionale la contractul individual de munca (maririle de salariu, trecerea pe alta treapta ierarhica in organigrama societatii);
-   Recomandarile (referintele) de la fostii angajatori;
-   Evaluarile la noul loc de munca.

Va reamintesc ca angajatorul nu poate solicita date, referinte despre dumneavoastra de la un alt angajator, fara sa aiba acordul vostru prealabil.

4.    Declaratii ale angajatului

Angajatul trebuie sa dea declaratii pe propria raspundere privind persoanele pe care le are in intretinere, faptul ca a primit un exemplar din Regulamentul intern al angajatorului, pe care l-a citit si a fost de acord cu el si o declaratie privind functia de baza.

Una dintre geselile frecvente pe care le facem este aceea de a nu lua la cunostinta prevederile Regulamnetului intern al angajatorului sau de a-l semna ca „primarul”. Deveniti astfel pasibili de sanctiuni, necunoscand prevederile acestui Regulament.

5.    Date referitoare la situatia concedilor de odihna si alte tipuri de concedii

La acest punct sunt adunate toate planificarile de concediu, cererile privind efectuarea concediului de odihna, pentru cresterea si intretinerea copilului, a concediilor pentru formarea profesionala sau fara plata.

Va recomandam sa solicitati mentionarea acestui punct atunci cand optati pentru un alt job in fisa de lichidare sau cand veti intocmi actele necesare pensionarii. Angajatorii sunt obligati conform lagislatiei in vigoare in termen de 3 zile de la incetarea Contractului individual de munca.

6.    Date referitoare la situatia disciplinara a salariatului

Ce contine acest punct - procedurile si sanctiunile disciplinare aplicate angajatului in cazul savarsirii unor abateri disciplinare. Respectiv:

a)    Dosarul de cercetare disciplinara prealabila;
b)    Decizia de aplicare a sanctiunilor disciplinare in conformitate cu legislatia in vigoare.

Aplicarea unor sanctiuni disciplinare angajatului fara efectuarea unei cercetari prealabile si in mod abuziv va atrage dupa sine sanctionarea angajatorului conform Codului muncii.

Angajatorul are obligatia in conformitate cu art. 8 alin. 3 din Hotararea Guvernului 500/2011 sa puna la dispozitia angajatului sau fostului angajat orice documente din dosarul de personal in copie. Aceasta trebuie sa fie o copie certificata conforma cu exemplarul aflat la dosar (cu data, semnatura si stampila angajatorului).

ATENTIE: accesul la datele continute din dosarul de personal, conform Regulamentului UE 2016/679 (GDPR) este permis unei persoanei desemnate special din societatea respectiva, care are functia de DPO (ofiter pentru protectia datelor). Acesta are obligatia de a pastra confidentialitatea datelor incluse in dosarul de personal.