Email-ul este unul dintre cele mai importante instrumente de lucru, totusi, in ultimii ani numarul mesajelor pe care le receptionam a crescut semnificativ, iar in prezent abia reusim sa mai facem fata avalansei de corespondenta. Cifra care arata numarul mesajelor necitite creste continuu si, de cele mai multe ori, ne dicteaza intreg parcursul zilei.

Exista mai multe abordari si reguli de baza cand vine vorba de administrarea email-ului. Incearca sa pui in practica tot mai multe dintre ele si vei vedea ca vei reusi sa faci fata cu succes provocarilor din Inbox.

1. PASTREAZA INBOX-UL GOL

Asa cum se intampla cu vasele care se strang in chiuiveta, si email-ul tau devine tot mai dezordonat daca nu il golesti la timp si iti va da prea multa bataie de cap daca va deveni prea plin. Sentimentul de stres si supraincarcare vine de multe ori din Inbox. Cu cat se strang acolo mai multe mesaje, cu atat te vei gandi la cat de multe lucruri ai de facut si iti va veni greu nu doar sa prioritizezi, dar si sa actionezi. Cand ti s-a intamplat ultima data sa iti scape ceva important ca urmare a unui mesaj nevazut la timp, bine ascuns printre alte email-uri.

2. MINIMIZEAZA SURSELE

Adresa ta de email este posibil sa ajunga pe multe liste de distributie (grupuri care doar te informeaza, site-uri de profil, notificari din alte retele, dar mai ales multe mesaje din surse complet straine). Actioneaza asupra lor in doua directii: dezaboneaza-te instant de la orice sursa de corespondenta nedorita si asigura-te ca cele pe care le pastrezi nu ajung direct in Inbox-ul tau, ci intr-un folder dedicat. Este important ca genul acesta de mesaje sa nu isi distraga atentia si sa contribuie la neidentificarea mesajelor care conteaza, asa cum se intampla frecvent.

3. INCHIDE APLICATIA

Dezactiveaza notificarile si verifica emailurile doar in anumite momente ale zilei. Altfel, daca lucrezi cu email-ul deschis, vei putea foarte usor sa fii intrerupt si fiecare email, chiar si cele care pot astepta si nu prezinta o importanta deosebita, iti vor distrage atentia si iti vor ocupa din tipul de lucru. Daca te intrerupi pentru fiecare email pe care il primesti, atunci este clar de ce nu reusesti sa iti faci treaba. Orice intrerupere nu doar ca te va tine pe loc, dar va genera o intarziere pentru o alta activitate, care ar fi putut fi deja terminata.

4. SORTEAZA MESAJELE

Chiar ai nevoie ca toate mesajele tale sa intre direct in Inbox? Gandeste-te la acele persoane sau proiecte pentru care este important sa fii in CC, dar pentru care nu conteaza daca citesti mesajele cu frecventa ridicata. Incearca sa stabilesti o serie de reguli pentru mesajele care ajung in casuta ta de email, astfel incat unele dintre ele sa sara Inbox-ul si sa aterizeze direct in folderele predestinate. O mare parte din organizarea emailurilor se rezuma la filtrele pe care le-ai stabilit. Unor anumite proiecte le poti adauga coduri de culori, astfel incat sa le distingi mai usor, sau iti poti incuraja echipa sa folositi o serie de cuvinte cheie in subiectul mesajului. Incearca sa faci in asa fel incat filtrele sa te ajute, nu sa te incurce. De exemplu, filtrarea mesajelor dupa destinatar (mai ales daca lucrezi in cadrum mai multor proiecte cu acea persoana) este posibil sa nu fie o metoda de organizare tocmai eficienta.

5. ARHIVEAZA STRUCTURAT

Ce faci cu toate email-urile pe care le-ai primit? Sa le pastrezi in Inbox nu este o optiune. Foloseste Inbox-ul ca spatiu de sosire/primire a corespondentei, dar nu de stationare. Asa cum la aeroport avionul trebuie sa paraseasca pista de aterizare cat mai repede pentru a face loc noilor avioane pregatite sa aterizeze, dupa acelasi principiu ar trebui sa functioneze si Inbox-ul tau. Cum ai terminat de procesat mesajul, daca intr-adevar mai ai nevoie de el, atunci asigura-te ca acesta ajunge intr-un folder specific, in functie de proiectele sau tipurile de activitati la care lucrezi. Cu cat dezvolti o structura mai bine pusa la punct, cu atat vei avea o casuta de email mai bine organizata, usor de pastrat sub control.

Întreg articolul poate fi citit accesând sursa.