Dificultatea liderilor de a delega nu este un subiect nou. M-am confruntat cu el atât în experiența anterioară ca manager, cât și în cea de profesionist de resurse umane. Însă, în contextul pandemiei care a adus schimbări ale modului în care comunicăm și lucrăm, delegarea a devenit o provocare din ce în ce mai mare pentru foarte mulți, fie că sunt sau nu în roluri manageriale.

Pe de o parte, liderii nu știu uneori cum să o facă, iar pe de altă parte, membrii echipelor consideră că nu sunt demni de încredere să primească responsabilități care să le ofere oportunități de dezvoltare. 

Din experiența de lucru cu zeci de clienți, am observat că, pentru cei mai mulți, delegarea înseamnă doar alocarea sau transferul de sarcini către cei din echipă, folosindu-se de autoritatea pe care o au prin funcția ocupată. 

În realitate, în sensul larg al termenului, delegarea înseamnă să împuternicești pe cineva să acționeze în numele tău. Înseamnă să ai încredere că persoana către care delegi va duce la bun sfârșit sarcina delegată.

Însă, când nu există suficientă încredere, managerii au tendința de a păstra controlul și ori aleg să nu delege, ceea ce îi duce la un moment dat spre burn-out, ori deleagă, dar continuă să supravegheze îndeplinirea sarcinii până la cel mai mic detaliu.

Sunt și situații când managerii percep acțiunea de a delega precum o pierdere a puterii, a autorității sau a importanței rolului. Atunci, odată cu delegarea unei activități, ei stabilesc obiective foarte înalte, uneori aproape de nerealizat de către altcineva. Asta le oferă posibilitatea să se implice activ în continuare și să intervină cu propriile decizii în rezolvarea sarcinii respective.

Există însă soluții, pe care le aplic și în programele mele de coaching și mentoring. Pe cei cu care lucrez, îi ajut să-și dezvolte abilitatea de a delega și să o folosească, atât pentru îmbunătățirea eficienței personale, cât și pentru creșterea încrederii și dezvoltarea profesională a lor și a echipele lor. Cum pot face asta?

Am descris aici pașii pe care să-i urmezi ca să înveți să delegi eficient:

1. Alege persoana potrivită

Primul pas către o delegare eficientă este să îți cunoști foarte bine echipa. Doar așa vei ști abilitățile, punctele forte, dar și potențialul de dezvoltare al fiecăruia și vei decide care este persoana cea mai potrivită către care vei delega.

Una dintre capcanele care apar în această etapă este tendința de a delega către cei mai performanți. Iar dacă vei face în mod constant asta, cei mai perfomanți vor deveni supraaglomerați, iar ceilalți nu vor avea ocazia să se dezvolte.

2. Explică motivul

Odată ce ai decis că delegi o sarcină, explică contextul și motivul care te-au determinat să-i acorzi această responsabilitate. Cea mai potrivită abordare este aceea în care explici care dintre abilitățile persoanei respective o vor ajuta la îndeplinirea activității, dar și în ce mod va fi aceasta o oportunitate de creștere. 

 3. Definește ce anume delegi

Oferă celui care îi delegi informațiile de bază, obiectivele și etapele pe care te aștepți să le aibă în vedere. Evită să faci micromanagement și lasă-i lui decizia privind modul modul în care va aborda sarcina sau activitatea pe care i-ai delegat-o.

Precum Stephen Covey, autorul cărții „Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți”, care sugerează să delegi mai degrabă rezultatele, decât metodele.. .4

4. Oferă resurse și instruire

Asigură-te că, atunci când delegi o sarcină, persoana are și instrumentele de care are nevoie pentru a finaliza sarcina. Iar dacă nu le are sau nu le-a utilizat până la acel moment, oferă-i o modalitate de a se familiariza mai întâi cu acestea.

Varianta pe care o recomand datorită rezultatelor obținute, este aceea în care “îi arăți cum se face”, „faceți împreună”, iar apoi “încearcă singur”, în timp ce îi confirmi disponibilitatea ta de a-i acorda sprijin, dacă are nevoie.

În felul acesta te asiguri nu numai că alegi persoana potrivită, ci și că există suficiente premise ca ea să îndeplinească cu succes sarcina pe care i-ai delegat-o.

5. Deleagă și responsabilitatea

Amintește-ți că delegarea înseamnă de fapt să împuternicești pe cineva să acționeze în numele tău. Asta presupune ca cel căruia îi delegi să simtă că are și deplina responsabilitate de a lua decizii.

Pentru asta este nevoie să încurajezi un mediu și o cultură în care oamenii au inițitiva de a întreba și de a-și asuma deciziile pe care le iau. 

6. Verifică și oferă feedback

Nu este nimic mai rău decât un manager care delegă ceva unui angajat, iar apoi îl învinovățește atunci când ceva nu merge bine. Te rog să nu fii un astfel de manager!

Stabilește termene intermediare, înainte de finalizarea activității, pentru a verfica statusul. Asigură-te că oferi feedbackul necesar, în cazul în care este nevoie de a fi aduse îmbunătățiri sau modificări.  

7. Apreciază contribuția

Arată apreciere și mulțumește celui căruia i-ai delegat o sarcină, atunci când o finalizează. Menționează ce a mers bine, ce a fost făcut corect și importanța contribuției tuturor celor implicați în finalizarea cu succes, dacă este cazul.

Tu ce sarcină începi să delegi de mâine?