Până acum, munca remote era văzută ca un beneficiu. Mulți angajați alegeau sa se bucure de work from home vinerea, însă abia de curând firmele s-au simțit nevoite - și nu din proprie inițiativă - să lucreze dincolo de pereții biroului lor. Drept urmare, unii manageri au fost luați prin surprindere și complet pe nepregătite de situație.

Gestionarea unei echipe remote poate fi o muncă destul de dificilă, mai ales atunci când se urmărește același obiectiv comun și să se mențină atmosfera de „business as usual”. În plus, această criză globală va ajunge să schimbe modul nostru de lucru pentru totdeauna, iar munca remote va fi cel mai probabil noua normă de lucru.

Ce vei afla din acest articol?

   - Cele mai importante provocări ale managementului pentru munca remote;

   - Soluții și schimbări necesare pentru gestionarea angajaților la distanță.

Având echipe care lucrează de acasă, temele cheie cu care se confruntă managerii sunt despre cum să rămână conectați cu fiecare membru al echipei pe care o gestionează, să ajute la managementul stresului, atât cel propriu, cât și al membrilor echipei, să mențină moralul și motivația echipei și să-și ajute oamenii să își desfășoare activitatea, în general. Acum că munca remote a înlocuit mersul la birou, managerii se confruntă cu anumite provocări pe care nu le întâmpinau de obicei, atunci când toată lumea lucra din aceeași clădire. 

Care sunt cele mai frecvente probleme pe care le întâmpini când treci la munca remote?

   - comunicare limitată cu managementul și cu colegii de muncă;

   - programul de lucru nu este stabilit, nu prea mai există orarul 9-18;

   - măsurarea cu acuratețe a performanței angajaților;

   - angajament și încredere redusă.

   1. Problemele de comunicare internă

Comunicarea este o problemă uriașă atunci când vine vorba despre gestionarea angajaților de la distanță. Angajații remote trebuie să înțeleagă foarte bine compania pentru care lucrează și care este misiunea pentru care muncesc.

 Au nevoie de toate informațiile necesare pentru a-și îndeplini bine rolul, pentru a rămâne motivați și productivi. De asemenea, ei trebuie să știe exact unde sau cu cine să vorbească pentru a cere sprijin, a împărtăși gânduri și să ofere feedback.

  2. Problemele legate de timing și program de lucru

Majoritatea companiilor raportează o productivitate mai mare atunci când lucrează cu personal remote, însă pot exista mici probleme în ceea ce privește programarea orelor de lucru sau prioritizarea task-urilor. 

Dacă angajații au programe diferite sau alte chestiuni personale care le pot întrerupe workflow-ul, coordonarea echipei poate fi dificilă. În plus, atunci când sunt modificări, actualizări sau anunțuri importante de făcut, informația poate ajunge foarte târziu la angajații respectivi. 

   3. Urmărirea și măsurarea performanței echipei

Atunci când gestionezi o echipă remote, trebuie să te asiguri că oamenii își termină toate sarcinile la timp, eficient și conform standardelor companiei. Ajungi să te confrunți cu două mari provocări în managementul angajaților la distanță, atunci când vine vorba de urmărirea performanței: 

   - Cum te poți asigura că toate task-urile sunt finalizate? 

   - Cum te poți asigura că angajații tăi își folosesc timpul în mod corespunzător și eficient?

   4.  Încrederea tinde să se piardă

În cazul lucrului de la birou, ai interacțiuni față în față în mod constant și comunicări zilnice, ceea ce ajută la creșterea naturală a încrederii și la crearea unor legături mult mai strânse între tine și echipa pe care o gestionezi. Însă atunci când echipa ta lucrează exclusiv de la distanță, nu te poți bucura de același avantaj. Acest lucru duce la probleme legate de încredere între tine, ca manager, și angajații care fac parte din echipa ta.

Același lucru este valabil și dacă ești un manager care gestionează alți manageri. Probabil că îți va fi foarte greu să te simți complet confortabil oferindu-le libertatea necesară, astfel încât aceștia să poată îndeplini sarcinile lor în ritmul propriu și stilurile lor de lucru.

Ce soluții și schimbări pot implementa managerii pentru gestionarea angajaților la distanță?

1. Simplifică strategiile de comunicare internă

Există mai multe moduri în care poți aborda provocările de comunicare cu care ajungi inevitabil să te confrunți atunci când ești managerul unei echipe formate din angajați la distanță:

   - Creează noi canale de comunicare, mult mai clare

Echipa ta trebuie să știe cum și când vor fi utilizate canalele de comunicare, precum chat-urile private one-on-one, comunicările de echipă sau forumurile deschise pentru feedback și idei. 

Asigură-te că ai ședințe de „check-in” în mod regulat cu echipa ta, astfel încât ei să poată vedea că managerul lor le este alături și că le oferă sprijin și ajutor la nevoie. Ultimul lucru pe care îl dorești este ca ei să simtă că au fost dați uitării. De asemenea, este important să te asiguri că informațiile sunt transmise în mod cât mai clar, mai ales dacă este nevoie ca unul dintre angajați să fie disponibil într-un anumit interval de ore. 

   - Păstrează-ți calendarul și orele disponibile cât mai transparente

Asigură-te întotdeauna că ai calendarul actualizat și că ți-ai blocat datele din calendar atunci când nu poți fi disponibil. Poți chiar să aloci o oră și o zi pre-stabilite, în fiecare săptămână sau lună, pentru a organiza un eveniment virtual de tip „open doors”. Astfel, angajații tăi vor ști că ești disponibil toată ziua, astfel încât vor avea încrederea să te poată căuta oricând.

 De asemenea, încearcă să insufli același comportament și pentru angajații tăi. Dacă există anumite ore în care ei nu pot fi deranjați (programări la medic, ședințe cu părinții, etc.), asigură-te că și le blochează în calendarul lor sau că te anunță din timp.

   - Încurajează feedback-ul

Comunicarea trebuie să fie ca o stradă cu două sensuri: ar trebui să poți comunica cu angajații tăi, în același mod în care aceștia trebuie să poată comunica cu tine. Cu toate acestea, este important să nu vă limitați conversațiile doar în situația unei crize sau când trebuie clarificat ceva. Încurajează-ți angajații să-ți împărtășească feedback-ul lor, gândurile și ideile pe care le mai au. În munca remote, este important ca angajații să se simtă ascultați și să fie apreciați.

   - Folosește o singură platformă de comunicare

Există o mulțime de aplicații de chat și colaborare pe piață la momentul actual. Cu toate acestea, este important ca atât tu, ca manager, cât și echipa ta, să puteți utiliza o singură aplicație pentru comunicarea voastră de zi cu zi. Dacă utilizați diverse instrumente pentru a comunica unii cu alții, fie e-mail, fie Slack, fie Whatsapp, fie și SMS, nu veți comunica la fel de eficient.

2. Programați task-urile eficient

Indiferent dacă ai în program o întâlnire de afaceri, sub forma unui apel sau al unei conferințe (tele sau video), trebuie să alegi o oră care să funcționeze pentru programul de lucru al tuturor - pentru unii, aceasta ar putea fi dimineața, în timp ce pentru alții, este după-amiaza sau seara. 

Dacă nu pot fi toți prezenți, trebuie să recurgi la creativitate. Poți încerca să înregistrezi întâlnirea pentru cei care nu au putut fi prezenți, astfel încât să poată urmări și asculta în continuare.

3. Fă efortul de a te conecta cu angajații remote în mod activ

În ceea ce privește munca remote, există riscul ca neînțelegerile legate de muncă să se multiplice, iar echipa poate pierde din consolidare și sentimentul de camaraderie. Este important să poți efectua mici exerciții de „teambuilding”, chiar dacă totul este virtual. Astfel, te poți asigura că relațiile dintre angajații tăi sunt favorabile și benefice tuturor - acest lucru va ajuta și la creșterea productivității și la bunăstarea generală a echipei tale. 

Asigură-te că observi când ai un contact mai bun cu unii angajați decât cu alții . În acest nou context, va fi nevoie de un efort conștient pentru a te conecta cu angajații cu care probabil nu ai atât de multe lucruri în comun, dar care au aceleași nevoi de la managerul lor.

4. Concentrează-te pe performanța echipei remote

Când gestionezi angajați de la distanță, poate fi greu să menții o perspectivă directă asupra modului în care ei își rezolvă task-urile. În cazul în care un client al companiei ți se adresează și spune că un anume angajat nu respectă termenele limită sau așteptările, trebuie să poți fi în măsură capabil să te ocupi de acea problemărapid și eficient. 

Probabil cel mai important lucru pe care-l poți face este de a te asigura că așteptările pe care le ai de la echipa ta per total și de la fiecare om în parte sunt comunicate foarte clar. Angajații tăi trebuie să știe ce se așteaptă de la ei, pentru a putea fi productivi, eficienți și, totodată, motivați să își ducă fiecare sarcină la bun sfârșit. Poți chiar crea cateva reguli de bază împreună cu echipa ta, ca să puteți fi mereu pe aceeași lungime de undă.

5. Încrede-te în echipa ta

În ceea ce privește munca remote, feedback-ul este un element de maximă importanță pentru a remedia problemele înainte ca acestea să scape de sub control. Vrei ca angajații tăi să fie productivi, implicați și motivați, astfel încât fiecare dintre ei să devină un performer de top, chiar și de la distanță. Prin feedback frecvent, poți aborda problemele sau provocările cu care se confruntă echipa. Acest schimb constant de opinii și idei de îmbunătățire te va ajuta atât pe tine, cât și pe oamenii din echipa pe care o gestionezi să vă construiți încrederea necesară pentru o muncă remote eficientă. 

De reținut:

Găsește timpul necesar pentru a-ți cunoaște angajații remote. Rezervă câteva minute în timpul apelurilor pentru a vorbi întâmplător despre lucruri care nu sunt legate de muncă.

Creează canale de comunicare pentru tine și pentru echipa pe care o gestionezi.

Oferă recunoaștere atunci când angajatul remote își duce task-urile la bun sfârșit sau depășește așteptările.

Concluzii

Munca remote a adus schimbări enorme în mediul de lucru, însă este important ca atât managerii, cât și fiecare angajat în parte, să nu cadă pradă presiunii. Ca angajat, trebuie să te asiguri că menții controlul asupra task-urilor tale și că îți poți gestiona impulsul de a procrastina. Ca manager al unei echipe remote, ai o responsabilitate mult mai mare în a gestiona oamenii și relațiile dintre ei. Trebuie să faci anumite schimbări pentru a te adapta la noua normă de lucru și pentru a fi mereu flexibil.