În general, la început de an, cei mai mulți specialiști în resurse umane pregătesc noile modele de documente de personal. Fie pentru a le armoniza cu legislația în vigoare, fie pentru a le da o notă de prospețime sau un format nou.

Tot în această categorie de documente intră și deciziile pentru diferite evenimente, cum ar fi: suspendări sau încetări ale contractelor individuale de muncă, plata unor bonusuri pentru anul anterior, detașări pentru anul în curs etc. 

Din obișnuință sau din lipsă de timp, de cele mai multe ori, tindem să utilizăm același model de decizie. Practica ne-a demonstrat însă cât de important este să acordăm atenție fiecărui document pe care îl completam când vorbim despre resurse umane.

Să concepem de la 0 o decizie este mult mai indicat și nu este deloc greu. Dacă iei acum o coală A4 și un instrument de scris, parcurgem împreună un model simplu de decizie.

Ce trebuie să știm de la bun început este că o decizie are două componente de bază: temeiul legal și ce se decide.

Decizie nr. …… / data

1) Intrăm în prima componentă a unei decizii, în care trebuie să menționăm:

          a) Emitentul deciziei (în cazul nostru angajatorul) prin intermediul reprezentantului legal/ administratorului:

Reprezentantul legal/ Administratorul societății …………. Dl/ Dna ……

       b) Hai să ne oprim o secundă și să ne gândim care este scopul/ motivul acestei decizii. De ce este nevoie de acest document? De exemplu, poate ai înregistrat o cerere sau un document care atrage după sine o decizie internă: o demisie, o suspendare, o cerere de detașare, o situație de delegare și lista poate continua.

Când ai aceste informații, putem completa următorul alineat:

Având în vedere (documentul cu nr … / data intrării) prin care se solicită ………

          c) Trecem la temeiul legal, adică menționăm în decizie care sunt articolele de lege care stau la baza cererii respective.

În baza art. …. din …..

Aici trebuie să acordăm atenție articolelor pe care le inserăm: să fie din textul de lege/ actul normativ din care derivă cererea/ documentul de mai sus. Să exemplificăm:

-   dacă ai primit o cerere de concediu fără plată : În baza art. 54 din Legea nr.53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

-   dacă vorbim despre o demisie: În baza art. 81 ( alin …) din Legea nr.53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Dacă decizia face referire la mai multe documente, însă pentru aceeași cauză, atunci pentru fiecare se menționează temeiul legal. Acesta poate fi, pe lângă Codul muncii, o altă lege sau chiar regulamentul intern al societății.

                 d) Încheiem prima componentă:

În temeiul prevederilor Legii 31/90 privind societãțile comerciale și a prerogativelor stabilite prin actul constitutiv al societãții:

Decide

2) Trecem la a doua componentă a documentului, în care sunt trecute, de data aceasta sub formă de articole, următoarele elemente:

- data de la care intră în vigoare deciziile angajatorului (și menționăm ce se decide):

Art.1 Începând cu data de ……, se ……

- atunci când este cazul, trebuie menționată și maniera în care se aduc la îndeplinire respectivele decizii;

Art.2 Salariatul/a va ……..

- cine duce la îndeplinire decizia în cauză (și aici putem menționa numele unei persoane sau numele departamentului însărcinat cu această responsabilitate);

Art.3 Prevederile prezentei decizii vor fi duse la îndeplinire de către …….

- termenul de contestare a deciziei și instanța judecătorească competentă.

Art.4 Prezenta decizie poate fi contestată în termen de … zile calendaristice de la data luării la cunoștință, la instanța judecătorească competentă .....

Decizia se finalizează cu forma deja cunoscută:

Reprezentant legal/ Administrator,

Nume prenume

Cele mai frecvente greșeli:

- Data deciziei este anterioară datei documentului la care face referire;

- Temeiul legal lipsește sau este greșit indicat textul de lege;

- Lipsește numărul de zile pentru contestarea ei;

- Persoana care este menționată este alta decât reprezentatul legal/ administratorul și nu are atribuții în emiterea unui astfel de document;

- Nu este menționată instanța judecătorească competentă;

Documentele de personal sunt foarte importante pentru un angajator, iar lipsa sau completarea lor într-o manieră incorectă atrag după sine responsabilități sau sancțiuni care îi pot afecta atât imaginea, cât și afacerea pe care o coordonează. Dacă se întâmplă să întâlnești situații în care nu ai siguranța că știi cum și ce trebuie să conțină un document specific departamentului de resurse umane, te sfătuiesc să apelezi la un expert în legislația muncii.