Ca să ne lămurim din start: fără un regulament intern (RI), o societate care are angajați nu poate derula relații de muncă în condiții normale. Este și motivul pentru care lipsa lui atrage o amendă substanțială. Rolul acestei amenzi nu este neapărat de a pedepsi pe cineva ci de a ne atrage atenția că acest instrument este mai mult decât “să fie acolo prezent”, ci are menirea să așeze lucrurile pe un făgaș normal în relațiile de muncă.

Ce este acest RI?

Este versiunea nouă a ceea ce știam în urmă cu mulți ani că se numește Regulamentul de Ordine Interioară (și din păcate și astăzi mai întâlnim persoane care merg pe vechea denumire). Specialiștii în resurse umane îl denumesc “Biblia companiei”, alții “Micul cod al muncii”.

Regulamentul intern este un document cu multe pagini, elaborat de o echipă de oameni dintr-o societate, coordonată de un specialist în resurse umane. Conținutul acestui document face referire la maniera în care se impune de către legiuitor să se deruleze relațiile de muncă la respectivul loc de muncă, modul în care sunt reglementate relațiile de muncă în respectiva societate, drepturi și obligații.

Avem deja un RI de la înființarea societății!

Este foarte important să înțelegem că acest RI nu este o carte din bibliotecă pe care o mai ștergem din când în când de praf. Este un document care se revizuiește ori de câte ori o impun textele și modificările legislative dar și nevoile identificate la nivelul unei societăți.

Ce trebuie să cuprindă el:

Codul muncii menționează la art 242: „Regulamentul intern cuprinde cel puțin următoarele categorii de dispoziţii:

a) reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii;

b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii;

c) drepturile şi obligaţiile angajatorului şi ale salariaţilor;

d) procedura de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor;

e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;

f) abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile;

g) reguli referitoare la procedura disciplinară;

h) modalităţile de aplicare a altor dispoziţii legale sau contractuale specifice;

i) criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor; 

j) reguli referitoare la preaviz;

k) informaţii cu privire la politica generală de formare a salariaţilor, dacă există.”

Rugămintea noastră: atenție la text! “Cel puțin” nu înseamnă că trebuie să ne limităm doar la aceste dispoziții. Nu este suficientă enumerarea lor, ci ele trebuie explicate. Ce înseamnă, cum sunt implementate în societate, persoanele responsabile de aplicarea lor, care sunt sancțiunile pentru neîndeplinirea lor și în plus se completează lista de mai sus cu o serie de elemente specifice fiecărei societății.

Drept urmare, în fiecare început de an facem o revizuire a acestui document, astfel încât acesta să fie la zi cu legislația în vigoare. Verificăm dacă am operat actualizări referitoare la:

- Concediul de îngrijitor: cum și cui se acordă și ce documente sunt necesare;

- Începând cu anul 2024 avem două zile de sărbătoare legală în plus: 6 și 7 Ianuarie;

- Durata concediului de acomodare cerut de adoptatori crește de la 1 an la 2 ani;

- Salariații care au în întreținere minori cu vârsta de până la 11 ani beneficiază de 4 zile pe lună de muncă în regim de telemuncă sau la domiciliu;

- Să acordăm atenția cuvenită HG nr. 970/2023 pentru aprobarea Metodologiei privind prevenirea și combaterea hărțuirii pe criteriul de sex, precum și a hărțuirii morale la locul de muncă;

- În cazul angajaților care până la 31.10.2023 beneficiau de scutirea plății impozitului de 10% în baza ORDIN nr. 20.463/3.964/967/1.415/2023, începând cu data 01.11.2023:

     - Beneficiază în continuarea de scutirea la plata impozitului, dacă veniturile sunt de până la 10.000 lei brut;

     - Au posibilitatea să opteze dacă mai doresc să contribuie la pilonul doi de pensie sau rămân la plata procentului de 21,25% (CAS), pentru veniturile de până la 10.000 lei brut;

- Modificările Ordonanței 115 din 14 Decembrie 2023: cum se aplică și metodologia de implementare la nivelul societății.

Ce instrumente folosim să concepem un Regulament intern?

Nu de puține ori vedem în spațiul social media sau auzim la persoane din jurul nostru că preiau RI de la alte companii și le aplică în societăților lor. Vă reamintim: un regulament intern este propriu unei societăți deoarece pe lângă norme generale de dreptul muncii el include și elemente, dispoziții, clauze care au fost decise în urma consultărilor cu reprezentanții angajaților/sindicatelor din unitatea/tățile respective și nu sunt universal valabile (unele dintre ele ținând cont de Contractul Colectiv de Muncă încheiat la nivelul societății respective).

Regulamentul Intern este un document obligatoriu, un act unilateral al angajatorului, prin care acesta stabilește regulile care guvernează relațiile de muncă în cadrul societății sale.

Și la fel de important este să reținem: prin RI un angajator nu poate încălca drepturilor angajaților și nu are voie să depășească limitele impuse de legislația muncii și alte acte normative conexe.