Comunicarea internă în vreme de pandemie. Despre cum s-a adaptat AROBS Transilvania în această perioadă și despre cum a comunicat eficient cu angajații, aflăm în interviul pe care Voicu Oprean, CEO&Founder AROBS Transilvania, l-a acordat pentru Undelucram.ro.

1. Cum ați perceput perioada recentă, din perspectiva AROBS?

Situația în care am fost puși cu toții ne-a readus aminte, foarte repede, de faptul că existăm într-un ecosistem social și de business care este conectat într-un mod nou pe perioada pandemiei.

Nu putem face business fără oameni, orice companie este o micro-comunitate care reacționează la ceea ce se întâmplă în jur. Perioada recentă ne-a pus în față o lecție despre imprevizibil și cum acesta poate scoate la iveală nivelul de adaptabilitate al companiilor în vreme de criză din toate punctele de vedere: comunicare internă și externă, repliere și reorganizare, păstrarea stării de echilibru chiar și în condiții vitrege.

Cu peste 950 de colegi în țară și străinătate, 7 filiale naționale și 6 birouri internaționale, AROBS s-a aflat în aceeași situație provocatoare de a regândi sisteme interne, strategii de business și metode noi de lucru.

Revenind la ideea ecosistemului social acum hyperconectat de cel de business (pentru că, până una-alta, nu putem face business fără oameni și fără comunitate) , deciziile noastre au urmat 3 direcții :

1. Siguranța colegilor – instituirea generalizată a procedurii de remote work, asigurarea de măști și dezinfectanți pentru toți colegii, echipament special de protecție pentru o parte dintre cei care aveau contact cu clienții față în față.

2. Siguranța comunităților din care facem parte: am luat decizia (am înțeles că mai puțin obișnuită) să comandam direct din China, pe canalele noastre deja testate pentru achiziții, echipamente medicale. Le am distribuit spitalelor și unităților de intervenție din județele unde avem birouri : Cluj, Mureș, Maramureș, Arad, Suceava, Iași. Toate aceste acțiuni sunt implementate exclusiv de către colegi din AROBS.

3. Siguranța clienților : primii clienți la care ne-am gândit sunt zecile de Servicii județene de ambulanță care folosesc produsul nostru TrackGPS, de management de flotă. Astfel, am oferit acest serviciu gratis pe întreaga perioada a stării de urgență pentru peste 1400 de ambulanțe publice. Am oferit tuturor clienților flexibilitate, client service avansat, module noi special pentru perioada aceasta, am instalat în continuare servicii de management de flotă pentru companiile care au avut parte de o explozie de activitate (firme de curierat și nu numai).

2. Cum ați comunicat cu cei aproape 1000 de angajați în această perioadă?

Comunicarea este esențială. Nu este factor mai disturbator pentru fluiditatea procesului de funcționare, decât lipsa de transparență și de informare a oamenilor. Din acest punct de vedere, restructurarea proceselor de comunicare interne adaptate la contextul în care ne-am trezit, literalmente, peste noapte, a fost rapidă și eficientă. Plecând de la politica internă people first, team first, am trasat câțiva pași firești:

- Stabilirea situației de facto – am făcut radiografia întregii companii și ne-am asigurat și am comunicat faptul că toți colegii erau în siguranță și nimeni nu prezenta riscuri de îmbolnăvire

- Am filtrat și preluat măsurile de siguranță impuse de autorități

- Am creat o sursă de prim ajutor – o adresă de mail comună, unde orice sesizare, îngrijorare sau întrebare legată de pandemie putea (și încă poate fi) adresată

- Eu personal am transmis mesaje video, cât am putut de des, și am răspuns tuturor întrebărilor venite din partea colegilor noștri

- Ulterior, am creat un buletin săptămânal de știri bune în care anunțăm orice veste pozitivă sau acțiune internă întreprinsă de noi, care ar putea să intereseze micro-comunitatea AROBS

- Am implementat un chestionar intern anonim prin care am analizat impactul culturii organizaționale și cât de bine am reușit, din prisma colegilor noștri, să păstrăm o comunicare coerentă și transparentă în pandemie.

Toate aceste măsuri la un loc, au reușit să ofere încredere colegilor noștri că putem gestiona situația cât se poate de bine. A contat că nu ne-am ascuns după deget și am spus lucrurilor pe nume.

3. Vă implicați mult și în comunitate. Nici în această perioadă nu ați făcut abatere de la regulă. Cum a  fost să lucrați cu instituțiile publice?

Angajații apreciază două lucruri în situațiile de criză: cum ții cont de nevoile lor și cum contribui în viața comunității care-i impactează.

Mindsetul nostru de #WeWontStop a rămas valabil pentru noi, indiferent de situație. Cultura noastră organizațională bazată pe implicare s-a dezvoltat în timp și în jurul unor valori comune, ca și sportul, performanța și grija pentru comunitate, în mod special. De aceea, am făcut un pas în spate când a izbucnit criza și am analizat la rece ce am putea face.

Criza devenise una a lipsei materialelor de protecție în punctele esențiale – spitalele ce urmau să trateze bolnavii. Așa că următorul pas a fost să aducem prin rețeaua proprie de distribuție, din China, materiale esențiale pentru spitale și ambulanțe. Practic, am ales să redirecționăm bugetele destinate evenimentelor interne ale companiei, către un scop comun – sprijinul comunității.

Pe aceleași considerente s-a creat și campania internă Fight For Your Cause – o campanie de caritate în cadrul căreia colegii din AROBS aleg prin vot cauzele suștinute tot de colegi din AROBS, care astfel devin ambasadorii cauzei alese. ONG-urile câștigătoare beneficiază de sponsorizări predefinite din partea AROBS. Vom continua și cu această campanie la momentul oportun.

"Acțiunile contează, dar fără măsurarea feedback-ului primit acestea nu-și îndeplinesc scopul"

4. Cum a fost reacția angajaților la toate aceste acțiuni?

Acțiunile contează, dar fără măsurarea feedback-ului primit acestea nu-și îndeplinesc scopul. Am încercat să creăm o comunicare deschisă între companie și colegii noștri, nu doar acum, ci de-a lungul timpului, să ne asigurăm că orice voce este auzită și ascultată. Înainte de instalarea restricțiilor pandemiei, organizam lunar o întâlnire informală la micul dejun cu orice angajat dorea să discute față-n față cu mine.

Iar pandemia am luat-o ca pe un context propice să luăm pulsul intern, vizavi de cum este percepută cultura organizațională AROBS. Astfel, am creat un chestionar, iar aproape 500 dintre colegi ne-au spus părerea lor. În principal, chestionarul a urmărit măsurarea percepției colective privind munca remote de acasă în perioada COVID-19 și implicațiile pozitive sau negative pe care colegii le consideră relevante.

Temele secundare au fost măsurarea gradului de satisfacție privind comunicarea cu colegii și cu managerii, gradul de apreciere a inițiativelor de comunicare internă și CSR din perioada martie-mai 2020, precum și identificarea unor trenduri de percepție și comportament secundare, care ar putea duce la dificultăți de comunicare și organizare în cadrul organizației. 

În esență, marea majoritate a colegilor au o părere bună despre comunicarea și organizarea companiei în perioada de criză conectată de pandemia de coronavirus. 

Iar în ansamblul lor, colegii din AROBS au menționat aspecte pozitive ale muncii de acasă (nu se mai pierde timpul cu transportul), de viață personală (mai mult timp pentru familie, sport, etc.). Cel mai mare impediment al muncii de acasă este lipsa interacțiunii directe cu colegii, care după cifrele obținute este de mare importanță pentru marea majoritate a respondenților.

Știm asta și este element foarte important de definire a culturii organizaționale, și încercăm să creăm instrumente pentru a compensa aceasta lipsa de interacțiune directă. În plus, birourile noastre sunt deschise și pregătite cu măsuri de siguranță pentru colegii care doresc să revină – curățenie frecventă, măști de protecție la liber, dezinfectanți, elemente de signalistică pe care am încercat să le facem cât mai prietenoase.

5. S-a simțit diferența în comunicarea cu angajații în perioada de distanțare socială?

E o provocare să păstrezi oamenii conectați când nu ai impedimente externe, și cu atât mai greu când interacțiunea fizică nu mai e posibilă, energia de la birou nu poate fi reprodusă și oamenii au alte griji proiectate de contextul actual. Însă, soluții sunt, dacă îți folosești creativitatea. Noi am ales să nu plecăm departe de context, dar să scoatem ce-i mai bun din situație. Am lansat intern o serie de campanii pe diferite teme care au reușit să mențină angrenați colegii. Ne-am luat energie pozitivă de la copii printr-un concurs de desene pe tema #TotulVaFiBine, am lăudat abilitățile de gătit descoperite în pandemie cu #FoodDevelopers, am reprodus atmosfera de birou acasă cu #MyAROBSHomeOffice, am creat un playlist #MySoftQuaratine, dar am continuat și alte activități obișnuite: meetups, traininguri și altele care s-au transferat în online fără probleme. Chiar de curând am avut o seară de stand-up comedy online, pe Zoom, unde râsetele și buna dispoziție au trecut cu certitudine bariera ecranului.

Totuși, n-am făcut abstracție de reala problemă cu care ne confruntam și am organizat și activități menite să contribuie la gestionarea emoțiilor generate de criză -  sesiuni de exerciții pentru relaxare, servicii de terapie psihologică gratuită și seminarii de informare cu ajutorul colaboratorilor noștri. N-am neglijat nici nevoia de educare continuă și am oferit surse de cursuri, webinarii pe tematici diverse, de la parenting, la sport sau nutriție. Toate acestea le-am strâns în buletinul de știri bune, care a reușit să dea o notă pozitivă întregii situații.

6. Aveți o vorbă ce o repetați des - singura constantă e schimbarea. Se aplică și acum?

Asta putem spune cu certitudine. Din acest motiv, cumulul de acțiuni și inițiative în vreme de criză, n-au fost cu mult diferite de cele desfășurate înainte. Practic am schimbat unele canale de comunicare prin care am ajuns la oameni, însă am păstrat transparența cu care i-am obișnuit și preocuparea pentru nevoile lor. Încă dinainte de presiunea pandemiei, am transformat conceptul de firmă sau workplace – în comunitate, creând un spațiu de involvement. Aici menționăm programele de mentoring și coaching ce țin de competențe hard dar și soft, precum AROBS Rasing stars unde talentele întră într-un proces de dezvoltare profesională în care dobândesc abilitățile și competențele necesare de leadership la nivel de project and middle management. Programul AROBS Meetups funcționează ca și un catalizator și agregator de microcomunități interne pe bază de interese ce țin de domeniul IT. Ceea ce merită subliniat este că acest program a fost creat din inițiativa unor colegi susținută de politica AROBS de bottom-up.

7. Se spune că o criză scoate la iveală lipsurile, aspectele neglijate ale unei companii. S-a pus această problemă în cazul AROBS?

Dacă reușești să construiești o cultură internă solidă, bazată pe încredere, transparență și respectarea nevoilor, o criză nu va tulbura atât de mult fluxul lucrurilor. Spune ce faci și fă ceea ce spui. Coerența între ceea ce comunici și ceea ce faci ca acțiuni, va conta și va sta la baza relației companiei cu angajații săi.

Un alt element important în proces este brandul de angajator și valorile companiei. Pentru că aderarea la valorile culturii poate determina viitorul unui potențial angajat și devine esențial în eligibilitatea la interviuri. Totodată, considerăm că omul sfințește locul. Suntem foarte diferiți, totuși ne unesc activitățile pe care le facem, setea de informație și dorința de a o împărtăși cu ceilalți, nevoia de a fi ascultați și oferirea de feedback. Rareori se întâlnesc urgența cu importanța, dar pentru că ne dorim să fim mai buni, să facem mai bine, ajungem să credem în noi ca echipă, să delegăm, să cerem ajutorul și să căutăm să lucrăm cu oameni mai buni decât noi.

Toate aceste principii cred că s-au reflectat în perioada asta și aș spune că au scos mai degrabă la iveală capacitatea de adaptare pe care o avem.

AROBS Transilvania Software - sau doar AROBS cum ne știe toată lumea - furnizează soluții și produse IT și este printre puținele firme cu capital 100% românesc din această industrie.

Azi, după 20 de ani, AROBS este un furnizor de servicii de dezvoltare software și soluții IT inovatoare pentru clienți din 14 țări din Europa de Vest, America de Nord și Asia. Avem expertiză puternică în servicii software pentru mai multe industrii și specializare înaltă pe Automotive, Life Sciences & IoT, Travel, Telematics, soluții de optimizare a afacerilor. Ni se mai zice și „Multinaționala de la Cluj”, pentru că suntem printre foarte puținele firme cu capital românesc care face achiziții de firme în afara țării și are birouri internaționale.

Ne identificăm ca fiind European by birth, International by culture. Am crescut organic și prin achiziții îndrăznețe de 21 de ani, bucurându-ne de originea noastră într-o regiune multiculturală profund europeană și de deschiderea către comunicarea și interacțiunea globală. Bazată pe această cultură internațională, AROBS este într-o continuă extindere pe piețe noi, atât în Europa cât și în Asia.