Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidatilor
I. Introducere
Mega Image SRL, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului din România cu numărul J40/27872/1994 şi CUI 6719278, cu sediul social în Bulevardul Timişoara Nr. 26, Etaj 2, Sector 6, București, România, în calitate de entitate care desfășoară procesul de recrutare (denumită în continuare „noi”, „Mega Image” sau „Operatorul de date”) vă comunicăm această Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidaților (denumită în continuare „Nota de informare”) pentru a vă oferi o imagine de ansamblu asupra practicilor noastre cu privire la colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal (denumite în continuare „Prelucrarea”).
II. Categorii de date cu caracter personal
Pentru scopul Prelucrării menționat la punctul III de mai jos, prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal furnizate în cadrul procesului de recrutare - denumite în continuare „Date cu caracter personal”, după cum urmează: nume, prenume, numărul de telefon, adresa de domiciliu, adresa de e-mail, cetățenia, naționalitatea, data nașterii, țara nașterii, informații privind studiile realizate, informații privind pregătirea profesională, informații privind angajatorii anteriori, membrii de familie, situația familială, fotografii furnizate în cadrul CV-ului dumneavoastră (dacă este cazul), date furnizate în cadrul scrisorilor de intenție furnizate (dacă este cazul), disponibilitatea pentru relocare după angajare, cazier judiciar (doar pentru consultare), informații referitoare la procesul de recrutare (interviuri, recruiter, data completării chestionarului, alte informații furnizate etc.).
III. Scopul Prelucrării
Prelucrăm Datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura permisă sau impusă de legislația aplicabilă în scopul recrutării dumneavoastră ca angajat al Mega Image, cuprinzând acţiunile specifice acestei activităţi, astfel cum vor fi detaliate în cele ce urmează, precum și în vederea îmbunătățirii procesului de recrutare desfășurat de către Mega Image. Vom utiliza Datele cu caracter personal, astfel cum vor fi furnizate de dumneavoastră către Mega Image, doar în scopul menționat în această Notă de informare.
Mega Image prelucrează Datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a identifica și evalua candidatura dumneavoastră, a aptitudinilor, calificărilor și intereselor față de poziția disponibilă pentru care ați fost contactat, organizarea și desfășurarea interviurilor și selectarea și recrutarea dumneavoastră precum și pentru efectuarea de verificări, conform cerințelor legislației locale aplicabile.
IV. Temeiul Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal
Prelucrarea Datelor cu caracter personal este necesară în vederea desfășurării activității specifice scopului Prelucrării, mai exact, recrutării dumneavoastră ca angajat al Mega Image.
În general, vi se solicita să furnizați Datele dumneavoastră cu caracter personal în mod obligatoriu, cu excepția situațiilor limitate în care vă comunicăm că anumite informații sunt facultative. Dacă nu ne oferiți respectivele date cerute a fi furnizate în mod obligatoriu, procesul HR de recrutare poate fi întârziat sau chiar imposibil.
Pentru a putea prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal, Mega Image se bazează pe diferite temeiuri juridice, după cum urmează:
i) Prelucrarea este necesară pentru a face demersurile necesare înaintea încheierii contractului de muncă între dumneavoastră și Mega Image, în eventualitatea în care sunteţi declarat admis în urma procedurii de recrutare;
ii) Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale, cum ar fi obligaţia de informare a persoanei selectate în vederea angajării, potrivit prevederilor art. 17 din Codul Muncii;
iii) Prelucrarea este necesară în scopul interesului legitim al Mega Image de a desfășura în mod conform procesul de recrutare, de a îndeplini formalitățile necesare în acest sens și de a se asigura că angajează personal calificat fiecărei poziții deschise, precum și de a analiza experiența candidaților noștri pe durata procesului de recrutare, pentru îmbunățirea acestui proces.
V. Transferuri de date, destinatari și temeiul legal al acestor transferuri
1. Destinatari
Alte societăți din grup: Transferăm Datele dumneavoastră cu caracter personal altor companii din grupul Ahold Delhaize, în măsura permisă de legislația aplicabilă pentru interesele legitime ale Mega Image, în vederea facilitării comunicării interne și administrării sarcinilor împreună cu alte societăți din grupul Ahold Delhaize, planificării și administrării resurselor umane de la nivel de grup (inclusiv asigurare personal, planificarea succesiunii, previziuni și bugete, decizii de investiție, training în legătură cu managementul performanței etc.), pentru facilitarea cooperării, comunicării și transferului de candidați în cadrul grupului Ahold Delhaize.
Terți: Mega Image și/sau alte societăți din grupul Ahold Delhaize vă pot transfera datele unor agenții guvernamentale și de reglementare, case naționale de asigurări sociale, instanțe și alte autorități guvernamentale, conform prevederilor legislației aplicabile, în baza Art. 6(1) (c) GDPR, și consultanților externi cu rol de operatori de date (de exemplu, avocați, contabili, auditori etc.) în baza Art. 6 (1) (f) GDPR.
Prestatori de servicii (din cadrul grupului Ahold Delhaize și din afara acestuia): În cadrul operațiunilor sale comerciale normale, Mega Image încheie contracte cu prestatori de servicii terți sau cu alte societăți din cadrul grupului Ahold Delhaize în vederea desfășurării anumitor sarcini legate de resurse umane sau IT, de gestionarea resurselor umane la nivel global (beneficii la nivel global, recrutare la nivel global, crearea unui director global și distribuirea plăților salariale și a altor cheltuieli de compensare în rândul companiilor din grupul Ahold Delhaize care beneficiază de contribuțiile angajaților Mega Image; furnizarea sistemelor și rețelelor globale securizate ca prestator de servicii pentru companiile din grupul Ahold Delhaize unde toate sau unele companii din grupul Ahold Delhaize pot prelucra date cu caracter personal).
Transferăm Datele dumneavoastră cu caracter personal în afara țării în care vă aflați, in tari aflate pe teritoriul Uniunii Europene.
VI. Perioade de retenție
Datele cu caracter personal prelucrate în scopul menționat în prezenta vor fi păstrate:
i) cât este necesar pentru procesul de recrutare sau în vederea evaluării acestui proces, cât și
ii) ulterior, în cazul respingerii candidatului, în vederea unei posibile recrutări viitoare pentru o altă poziție deschisă precum și în conformitate cu cerințele legale ce stabilesc temene de prescripție specifice anumitor acțiuni, aplicându-se perioada de retenție menționată mai jos.
Dacă se inițiază o măsură legală sau disciplinară, Datele cu caracter personal pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni, inclusiv eventualele perioade de recurs, iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform prevederilor legislației aplicabile.
În principiu, vă vom păstra Datele cu caracter personal pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, vom elimina/șterge Datele dumneavoastră cu caracter personal din sistemele și evidențele noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora. Datele cu caracter personal vor fi șterse la 3 ani de la încheierea ultimului proces de recrutare realizat, cu excepția cazului în care deveniți angajat al Mega Image, când se aplică perioada de retenție stabilită potrivit Notei de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal a angajaților.
Cazierul judiciar nu va fi stocat, fiind doar consultat de către persoanele responsabile pentru desfășurarea procesului de recrutare și returnat imediat candidatului.
VII. Drepturile dumneavoastră
În baza condițiilor prevăzute de legislația aplicabilă (GDPR), aveți următoarele drepturi:
1. Dreptul de acces: Aveți dreptul de a vi se comunica, la cerere, dacă Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate, și dacă da, aveți dreptul de a solicita accesarea acestora. Informațiile includ, printre altele, scopul Prelucrării, categoriile de date cu caracter personal afectate și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost divulgate sau le vor fi divulgate Datele dumneavoastră cu caracter personal.
Aveți dreptul de a obține o copie a Datelor cu caracter personal prelucrate. Pentru copii suplimentare, vă putem percepe o taxă rezonabilă, în baza costurilor administrative.
2. Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a obține din partea noastră rectificarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal incorecte. În funcție de scopul Prelucrării, aveți dreptul de a completa Datele cu caracter personal incomplete, inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.
3. Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Aveți dreptul de a ne solicita să vă ștergem Datele cu caracter personal.
4. Dreptul la restricționare: Aveți dreptul de a solicita restricționarea Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate de noi doar în anumite scopuri.
5..Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi Datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat, în format structurat, comun și care poate fi citit de aparate, și aveți dreptul de a transmite aceste date unei alte entități fără obiecții din partea noastră.
6. Dreptul de a obiecta:
Aveți dreptul de a obiecta, pe motive legate de situația dumneavoastră, în orice moment, față de Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi, și ni se poate solicita să nu vă mai prelucrăm Datele cu caracter personal. Dacă aveți dreptul la obiecție și vi-l exercitați, nu vom mai prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul respectiv. Exercitarea acestui drept nu presupune niciun cost.
Acest drept poate fi invalidat în special dacă Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal este necesară pentru formalitățile aferente încheierii unui contract sau pentru îndeplinirea unui contract deja încheiat.
Vă rugăm să luați în considerare faptul că drepturile de mai sus pot fi limitate în baza legislației naționale aplicabile privind protecția datelor. Mega Image, în calitate de recrutor, rămâne punctul de contact central în vederea exercitării acestor drepturi.
De asemenea, aveți dreptul de a formula o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Vă rugăm să adresați orice întrebări către Mega Image la adresa de email dataprotection@mega-image.ro sau la adresa postala Bdul. Timisoara nr.26, et.2, Sector 6, Bucuresti – in atentia Responsabilului cu protectia datelor.
