SoftServe

Într-o lume a afacerilor și a dezvoltării de software pentru organizații aflată în continuă schimbare, analiza eficientă este esențială pentru luarea deciziilor în mod informat, rezolvarea problemelor complexe și coordonarea inițiativelor strategice. Cadrele și metodologiile de analiză a afacerilor oferă abordări structurate pentru evaluarea, înțelegerea și îmbunătățirea diferitelor aspecte ale unei afaceri sau ale unui proiect.  

Scopul acestui articol este de a-ți oferi o prezentare generală a cadrelor și metodologiilor cheie esențiale pentru activitatea ta, indiferent dacă ești un analist de afaceri experimentat sau o persoană aflată la început de drum în această industrie. 

CE ESTE UN CADRU DE ANALIZĂ A AFACERII (BUSINESS ANALYSIS FRAMEWORK)?

Un cadru de analiză a afacerii este o abordare structurată utilizată pentru a evalua, înțelege și îmbunătăți diferite aspecte ale unei afaceri. Acesta oferă o abordare sistematică pentru identificarea, definirea și abordarea problemelor și provocărilor de afaceri. Cadrele oferă orientări organizațiilor, astfel încât acestea să își poată defini și atinge viziunea și obiectivele. De obicei, un cadru include următorii pași:

1. Identificarea problemei: recunoașterea problemei de afaceri sau a oportunității care trebuie abordată. 
2. Definirea amplorii (scope): stabilirea limitelor analizei, determinarea a ceea ce este inclus și exclus.
3. Colectarea informațiilor: colectarea datelor și informațiilor relevante.
4. Analiza informațiilor: interpretarea datelor pentru a obține perspectiva asupra situației/problemei.
5. Elaborarea de soluții: propunerea de soluții potențiale la problema sau oportunitatea identificată. 
6. Implementarea soluțiilor: executarea soluțiilor alese.
7. Monitorizarea și revizuirea: evaluarea continuă a eficacității soluțiilor și efectuarea ajustărilor necesare. 

CARE SUNT PRINCIPALELE CADRE DE ANALIZĂ A AFACERILOR?  

• Cel mai popular este probabil analiza SWOT. Acest cadru te ajută să identifici punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și potențialele provocări legate de o afacere sau de un proiect.  

Analiza SWOT este utilizată în principal pentru planificarea strategică și luarea deciziilor. Deși este o modalitate eficientă de a afla dacă proiectul tău are un avantaj competitiv în comparație cu altele, trebuie să ai în vedere că acest tip de cadru poate fi, de asemenea, subiectiv, influențat de prejudecățile participanților. 

• Cadrul PESTLE face o analiză a elementelor politice, economice, sociale, tehnologice, juridice și de mediu care pot influența o afacere. Ajută la înțelegerea factorilor de macromediu, care influențează o organizație. 

Utilizarea analizei PESTLE te poate ajuta să construiești strategii eficiente de gestionare a riscurilor, să te adaptezi la dinamica pieței și să te asiguri că afacerea sau proiectul tău rămâne în conformitate cu cerințele legale și de reglementare. 

• Canvas este un alt cadru popular și utilizat pe scară largă. Acest instrument de management strategic este util atunci când întreprinderile dezvoltă noi modele sau le documentează pe cele existente. Modelul în sine constă din nouă elemente de construcție care definesc diverse aspecte ale afacerii sau ale proiectului: segmente de clienți, valoarea produsului, canale, relații cu clienții, fluxuri de venituri, resurse-cheie, activități-cheie, parteneriate-cheie și structura costurilor. 

Modelul de afaceri Canvas ajută echipele să înțeleagă în mod clar modelele de afaceri ale produselor lor, să rafineze sau să dezvolte modele de afaceri, să îmbunătățească comunicarea între membrii echipei și să atragă atenția asupra oricăror lacune potențiale sau a zonelor de îmbunătățire și inovare. 

METODOLOGII DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR (GESTIONARE) 

O metodologie de gestionare a proiectelor este un set bine definit de practici, metode și procese interconectate care ghidează planificarea, dezvoltarea, controlul și livrarea unui proiect de la început până la sfârșit. Aceasta reprezintă o abordare științifică, sistematică și disciplinată a elaborării, executării și finalizării proiectului. 

 Analiștii de afaceri utilizează o gamă largă de metodologii în activitatea lor zilnică. Iată câteva dintre cele populare:

1. Metodologia Agile pune accentul pe flexibilitate, colaborare și satisfacția clienților în cadrul unui proiect. Analistul de afaceri joacă un rol crucial în lumea Agile. Acesta se va asigura că înțelege nevoile de afaceri și viziunea produsului/proiectului, facilitează comunicarea, prioritizează cerințele, sprijină dezvoltarea iterativă și se adaptează la schimbare, asigurându-se în același timp că proiectul își menține valoarea și relevanța.
2. Scrum este un subset al Agile utilizat pentru gestionarea proiectelor complexe, în principal în dezvoltarea software. Deși rolul unui analist de afaceri nu este definit în mod oficial în cadrul metodologiei Scrum, contribuția sa este totuși semnificativă.
   Analistul de proiect va colabora îndeaproape cu responsabilul de produs și cu părțile interesate pentru a aduna și a perfecționa cerințele, pentru a prioritiza portofoliul. El va fi pilonul de comunicare pentru echipa de dezvoltare și părțile interesate, va fi un susținător al îmbunătățirii continue și se va asigura că feedback-ul este încorporat în sarcinile de lucru viitoare.
3. Metodologia Lean este o abordare sistematică axată pe minimizarea deșeurilor și maximizarea valorii în procese. Provenită din industria de producție, aceasta a fost adoptată pe scară largă în diverse industrii, inclusiv dezvoltarea de software și analiza de afaceri.
   Analiștii de afaceri aplică principiile Lean pentru a-și îmbunătăți practicile de analiză și pentru a se asigura că livrează valoare maximă cu risipă minimă prin eliminarea activităților care nu adaugă valoare în procesele lor, prin crearea hărților fluxului de valoare pentru a identifica blocajele, prin colaborarea cu echipele interfuncționale în vederea atingerii unor obiective comune, prin revizuirea periodică a proceselor și prin realizarea de îmbunătățiri incrementale.
4. Six Sigma este o metodologie bazată pe date care vizează îmbunătățirea calității prin identificarea și eliminarea cauzelor defectelor și minimizarea variabilității în procese. Analiștii de afaceri utilizează Six Sigma pentru a spori eficiența și eficacitatea proceselor prin crearea de planuri de proiect (project charters) și identificarea principalelor rezultate, măsurarea parametrilor cheie și colectarea de date privind defectele și ineficiența proceselor, precum și stabilirea de controale pentru a susține îmbunătățirile.
5. Metodologia Waterfall este o abordare liniară și secvențială în care fiecare fază trebuie să fie finalizată înainte de a începe următoarea. Este cea mai potrivită pentru proiectele cu cerințe bine definite și obiective clare. 

Analistul de afaceri joacă un rol esențial pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Acesta va colecta și va documenta toate cerințele de afaceri, va colabora cu arhitecții de sistem pentru a se asigura că proiectarea corespunde cerințelor, va asista echipa de dezvoltare prin clarificarea cerințelor și prin asigurarea faptului că toate scenariile necesare sunt documentate pentru testare, va gestiona cererile de modificare și va asigura alinierea la obiectivele de afaceri. 

CUM ALEGI CADRUL SAU METODOLOGIA POTRIVITĂ PENTRU PROIECTUL TĂU?

Alegerea corectă pentru proiectul tău depinde de mai mulți factori:

• Domeniul de aplicare al proiectului (scope): dimensiunea și obiectivele proiectului. 
• Implicarea părților interesate: nivelul de implicare și contribuția părților interesate.
• Complexitatea: gradul de complexitate al sarcinilor și cerințelor proiectului.
• Constrângeri de timp: termenele și etapele de finalizare a proiectului.
• Disponibilitatea resurselor: disponibilitatea resurselor necesare, inclusiv bugetul și personalul.
• Industria: standardele și practicile specifice industriei.
• Cultura organizațională: valorile, normele și practicile din cadrul organizației. 

Alegerea corectă pentru proiectul tău depinde de mai mulți factori. Hai să analizăm câțiva dintre aceștia:

Unul dintre cele mai importante aspecte pe care trebuie să le ai în vedere este domeniul de aplicare al proiectului (project scope). Dacă proiectul la care lucrezi este pentru un mic start-up care dezvoltă o nouă aplicație mobilă, metodologiile Agile - precum Scrum - ar putea fi soluția potrivită datorită flexibilității și abordării iterative. Cu ajutorul metodologiilor Agile te poți adapta la feedback-ul părților interesate și îl poți include din timp, în loc să aștepți până la livrarea finală. Pe de altă parte, dacă lucrezi pentru o implementare la scară largă a planificării resurselor întreprinderii (ERP) la o corporație multinațională, un cadru cuprinzător precum PRINCE2 ar putea fi potrivit datorită etapelor sale detaliate de planificare și control.   

Dacă ne gândim la implicarea părților interesate și la nivelul lor de implicare, sunt posibile următoarele scenarii. Să ne gândim la un proiect IT guvernamental în care mai multe departamente și agenții trebuie să furnizeze informații. În acest caz utilizarea unei metodologii Waterfall poate contribui la asigurarea colectării tuturor cerințelor și alinierii prealabile. Pe de altă parte, într-un proiect de dezvoltare software pentru un client pasionat de tehnologie care dorește să fie implicat în fiecare sprint, metodologiile Agile, precum Kanban, pot facilita feedback-ul și ajustările continue. 

Un alt aspect pe care trebuie să îl ai în vedere atunci când alegi cadrul sau metodologia potrivită pentru proiectul tău este complexitatea, intricarea sarcinilor și cerințelor proiectului. Pentru un proiect care implică integrarea mai multor sisteme legacy cu noi soluții bazate pe cloud, o abordare hibridă precum Agile-Waterfall (Agifall) ar putea fi necesară pentru a gestiona dependențele complexe și a asigura testarea completă. În schimb, un proiect simplu de reproiectare a unui site web ar putea beneficia de o metodologie Lean pentru eficientizarea proceselor și eliminarea risipei. 

Atunci când vine vorba de constrângerile de timp, termenele limită și etapele de finalizare a proiectului nu pot fi neglijate. Dacă un proiect are un termen limită strâns, cum ar fi dezvoltarea unei noi funcții pentru o aplicație mobilă care urmează să fie lansată la timp pentru un eveniment major din industrie, utilizarea Scrum poate fi foarte eficientă. Sprinturile iterative ale Scrum permit echipei să se concentreze pe furnizarea de îmbunătățiri incrementale și să se adapteze rapid la orice modificări sau feedback. Această abordare garantează că cele mai importante caracteristici sunt dezvoltate și testate într-un interval de timp limitat, menținând în același timp o calitate ridicată și flexibilitatea de a ajusta prioritățile în funcție de necesități. 

Disponibilitatea resurselor necesare, inclusiv bugetul și personalul, poate avea un impact mare asupra modului în care alegi să lucrezi la proiect. Un proiect cu un buget și personal limitat, cum ar fi o întreprindere mică care își modernizează infrastructura IT, ar putea beneficia de utilizarea unei metodologii Lean pentru a maximiza eficiența. În schimb, un proiect bine finanțat cu o echipă numeroasă, cum ar fi dezvoltarea unui nou sistem de operare, ar putea utiliza Scaled Agile Framework (SAFe) pentru a gestiona resurse extinse și coordonarea necesară. 

Industria, standardele și practicile specifice industriei trebuie, de asemenea, să fie luate în considerare. În industria sănătății, unde conformitatea și standardele de reglementare sunt esențiale, utilizarea unei metodologii precum Lean Six Sigma poate contribui la asigurarea îndeplinirii cerințelor stricte de calitate în toate procesele. În industria tehnologică cu ritm rapid, metodologiile Agile - Scrum, Kanban sau o combinație a ambelor - sunt adesea preferate pentru a se adapta rapid la cerințele în schimbare ale pieței și la progresele tehnologice. 

Cultura organizațională - valorile, normele și practicile din cadrul organizației vor avea, de asemenea, un impact asupra metodologiei alese. Într-o organizație tradițională cu o structură ierarhică, o metodologie Waterfall s-ar putea alinia mai bine cu procesele și practicile decizionale existente. În schimb, un start-up cu o structură organizațională orizontală și o cultură a inovării ar putea prospera folosind metodologii Agile care promovează colaborarea și flexibilitatea. 

Maturitatea echipei și a proiectului: pentru un proiect de dezvoltare software care vizează crearea unui nou sistem de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), alegerea metodologiei poate avea un impact semnificativ asupra succesului proiectului. 

Echipă matură cu experiență Agile: o echipă cu experiență vastă în practicile Agile ar putea excela folosind Scrum. De exemplu, dacă echipa a lucrat anterior la dezvoltarea unor platforme complexe de comerț electronic folosind Agile, aceasta își poate valorifica experiența pentru a gestiona proiectul CRM. Aceștia pot utiliza Business Model Canvas pentru a contura aspecte-cheie, cum ar fi segmentele de clienți, valoarea produsului și fluxurile de venituri, asigurându-se că fiecare sprint oferă o valoare incrementală aliniată la obiectivele de afaceri. 

Echipă nouă în managementul proiectelor: în schimb, o echipă nouă în domeniul gestionării proiectelor ar putea beneficia de îndrumarea structurată oferită de metodologia Waterfall. De exemplu, în cazul în care echipa are sarcina de a dezvolta un nou instrument intern pentru analiza datelor, urmând Waterfall îi poate ajuta să adere la un proces clar, pas cu pas. Această abordare asigură că fiecare fază, de la colectarea cerințelor la proiectare, implementare și testare, este documentată și revizuită în detaliu.  

Folosind Business Model Canvas, aceștia pot cartografia activitățile, resursele și parteneriatele cheie ale proiectului, oferind o viziune cuprinzătoare care sprijină planificarea și execuția meticuloasă. 

CONCLUZII

Alegerea cadrului sau a metodologiei potrivite pentru proiectul tău este esențială pentru succesul acestuia. Prin înțelegerea domeniului de aplicare al proiectului, a implicării părților interesate, a complexității, a constrângerilor de timp, a disponibilității resurselor, a standardelor industriale, a culturii organizaționale și a maturității echipei, poți lua decizii în cunoștință de cauză care să se alinieze cu nevoile unice ale proiectului tău.  

De exemplu, metodologiile Agile precum Scrum sunt ideale pentru proiectele care necesită flexibilitate și dezvoltare iterativă, în timp ce Waterfall este potrivită pentru proiectele cu cerințe bine definite și faze secvențiale. Instrumente precum Business Model Canvas pot ajuta și mai mult la vizualizarea și alinierea scopurilor proiectului cu obiectivele de afaceri.  

În cele din urmă, alegerea corectă va spori eficiența, va asigura satisfacția părților interesate și va conduce la rezultate de succes ale proiectului. 

*Autor:  GINA MIHAELA SANDU | SENIOR BUSINESS ANALYST SOFTSERVE